4月(年間事務処理)

新しい年度の始まりです

○人事異動

4月は、学校にとって1年の始まりの月です。
新しい教職員を迎え、新体制の中で様々な校務分掌(教職員の役割)が決まります。新担任が決定し、1年間の教育活動がスタートします。
学校事務職員は早速、新採用や着任した教職員の事務手続きを行う必要があり、個々の状況に応じた書類の作成を依頼します。書類の提出期限までわずかな期間しかない場合もあり、様々な規則等の知識やリサーチ力が求められます。

○児童・生徒転出入

4月は1年の中で児童・生徒の転出入が最も多くなる時期です。

転出時には「在学証明書」と「教科用図書給与証明書」を発行し、転出先の学校から連絡を待ちます。
転入時には、教育委員会が発行した「就学通知書」と転入前の学校が発行した「在学証明書」、「教科用図書給与証明書」を受け取ります。

書類を確認したのち、本校に転入学したことを伝えるため、転入前の学校へ「転入学通知書」を送付し、児童・生徒に関する書類の送付を依頼します。
手続きは転出であれば3月の最終登校日までに、転入であれば春休み期間中に保護者が来校することが多く、わずかな期間に事務処理が集中します。

○諸手当認定事務

新規採用者の諸手当(通勤・住居・扶養・児童)に関するデータは白紙の状態であり、これらの手当を個々の実情に応じて支給するためには、本人の届出により所属長が認定、教育委員会へ報告する必要があります。また、人事異動者の場合でも通勤手当の変更や扶養手当の認定・取消等、様々な手続きが発生します。これらの手続きは、原則として事実が発生した日から15日以内の届出・認定が必要になります。
学校事務職員は、これらの事務手続きを円滑に行えるように知識を習得する必要があります。

○就学援助事務

相模原市では子どもを小中学校へ就学させる際、経済的理由でお困りの保護者に対し学用品や給食費等の一部を援助する制度があります。この制度は随時申請を受け付けています。また、年度ごとに保護者へ制度を周知するため、案内の配布を行っています。
就学援助の事務手続きは給食費や校外活動・修学旅行費の経費報告、医療券・めがね券の該当者報告など多岐にわたり、学級担任や各担当の教職員との迅速な連携が求められます。